애자일 조직에서 아사나로 일정 관리하기!

애자일 조직에서 많은 회사들이 JIRA로 Task를 관리하고 Confluence를 wiki로 이용하지만, 저희는 Asana로 Task를 관리하고 Notion을 wiki로 사용하고 있습니다. 오늘은 저희 팀이 아사나로 Task 관리하는 방법을 소개해보겠습니다.

 

애자일 조직에서 PO/PM의 가장 중요한 역할 중 하나는 업무 우선순위 결정입니다. 업무가 만들어지는 경로는 크게 3가지로 구분할 수 있는데요.

 

① 고객 피드백을 통한 유입

② 팀에서 발생하는 내부 이슈 및 기술 부채

③ 제품 로드맵에 따른 신규 기능 추가

 

①번은 고객과 관련이 있고 ②번은 내부 팀과 관련이 있고 ③번은 경영진과 관련이 있습니다. 그렇다 보니 무게중심이 한쪽으로 쏠리면 제품의 방향성도 흔들리게 되는데요. PO는 제품이 올바른 방향으로 나아갈 수 있도록 밸런싱을 잘 맞추는 게 굉장히 중요합니다. 요즘 Tech 기업에서는 PO 직군을 사업영역별 리더로 세우다 보니 PO의 수요도 많아지고 덩달아 몸값도 오르는 추세인 것 같습니다.

 

모든 애자일 팀이 그렇듯 저희도 백로그 페이지를 운영합니다. 백로그 페이지는 제품과 관련된 모든 요구사항을 모아놓은 공간이라고 이해하면 쉬운데요. 백로그를 방치해두면 시간이 지날수록 도저히 관리할 수 없는 아수라장으로 변하게 됩니다. 그렇기 때문에 PO는 백로그 수집 프로세스를 정비하고 계속해서 관리해줘야 합니다.

 

저희 팀이 고객과 커뮤니케이션하는 창구는 젠데스크를 통한 이메일 상담이 70%, 전화 상담이 30% 정도의 비중을 차지하고 있는데요. 

 

젠데스크 문의 내용은 슬랙 채널과 연동해서 대부분의 이슈를 실시간으로 모니터링하고 이 중 필요한 항목은 백로그에 추가합니다. 유선 상담에서 유입되는 내용은 CS팀에서 일차적으로 필터 하고 필요한 내용은 아사나로 Task를 생성해서 저에게 Assign 해주면 제가 공식 Task 등록 여부를 결정합니다.

 

또한 기획, 개발의 과정에서도 Task가 만들어지는데 위와 비슷한 방식으로 필요한 사람이 직접 Task를 생성하고 업무 우선순위 결정이 필요한 경우에는 저를 Assign 하는 프로세스로 운영하고 있습니다.

 

PO는 이렇게 수집된 백로그를 성격에 따라 분류하고, 그룹핑하고, 요구사항을 명확히 정리해서 우선순위에 따라 업무를 배정합니다. 이 과정에서 제가 생각하는 중요 포인트를 딱 한 가지 뽑자면!

 

'스프린트 중심으로 업무를 배정하자'입니다.

 

프로덕트를 운영하다 보면 백로그로 수집되는 모든 Task가 다 중요하고 급해 보입니다. 그렇다 보니 요구사항이 발생하는 대로 개발자가 작업이 끝나기만을 기다렸다가 건건히 배정하는 경우도 있는데요. 이렇게 흘러가면 개발자들이 의욕도 떨어지고 금세 지치게 됩니다. 본인에게 배정된 Task가 중요한 일인지도 잘 모르겠고 소모되는 느낌이 들기 때문입니다.

 

그렇기 때문에 미룰 수 있는 Task는 최대한 미뤄둡니다. 당시에는 급해 보이지만 시간이 지나면 별로 중요하지 않은 일들도 꽤나 많습니다. 이렇게 미뤄두고 쌓아두면 함께 해결할 수 있는 Task가 3개~4개 쌓이는데 이때 단일 Task가 아닌 스프린트로 생성해 배정하는 게 좋습니다.

 

이렇게 백로그 상태에서 스프린트가 정리되면 다음 단계는 업무 배정입니다.

저희 팀은 아래의 샘플 화면처럼 Weekly라는 페이지에서 모든 진행상황을 공개하고 공유하는데요.

 

Asana 일정관리 샘플

Weekly 페이지에서는 저희 팀이 진행 중인 모든 Task를 한눈에 알 수 있도록 보여줍니다. 저희는 매주 월요일에 모든 멤버가 모여서 전체 미팅을 하고, 화~금요일은 [개발] [비즈/마케팅] 그룹으로 쪼개서 데일리 스크럼 미팅을 진행하는데 이렇게 정리된 페이지가 있으면 누가 어떤 일을 하고 있는지 언제든지 확인할 수 있습니다.

 

페이지 최 상단은 [목표] 섹션으로 우리 팀이 올해 달성해야 하는 목표, 이번 분기에 달성해야 하는 목표를 적어둡니다. 단순히 적어두고 끝나는 게 아니라 이 곳에 배정되는 모든 Task는 목표를 기준으로 결정합니다. 경영진과 고객이 아무리 중요하다고 Push 하더라도 팀의 방향성과 어긋나면 목표를 기준으로 과감히 커트할 수 있어야 합니다.

 

다음 섹션은 [스프린트]입니다. 스프린트는 최소 1주 이상의 프로젝트를 기준으로 하고 있으며 제품 로드맵, 내부 이슈, 고객 요구사항을 적절히 밸런싱 해서 배정합니다. 여기서 알려드리는 또 다른 팁은 '스프린트 타이틀에 기대효과를 함께 작성하자' 입니다. 많은 분들이 스프린트 상세 페이지에 수치화된 정량적인 목표를 기록하고 있을 텐데요. 더불어 타이틀에 기대효과를 간략히 기재해두면 이 스프린트가 어디에 기여하는지 바로 확인할 수 있어서 좋습니다. 

 

마지막은 [유지보수] 섹션입니다. 프로덕트를 운영하다 보면 긴급하게 발생하는 장애나 버그가 항상 있기 때문에 미룰 수 있는 Task는 백로그로 미뤄두고, 미룰 수 없는 Task는 빠르게 업무를 배정합니다. 이 곳에 긴급하게 Task가 들어오면 부득이하게 다른 스프린트를 진행 중인 멤버를 배정해야 하는데요. 이 때는 뺏어오는 시간만큼 스프린트 시간을 더해주고 양해를 구하는 커뮤니케이션이 필요합니다.

 

PO가 업무를 배정할 때의 핵심 포인트는 '의미 있는 일을 하고 있다'는 동기부여와 '그 일에만 집중'할 수 있도록 환경을 세팅해주는 것입니다. 이러한 과정을 통해 서로 간에 신뢰가 생기고 신뢰가 쌓이면 업무 진행도 훨씬 수월해집니다.

 

오늘도 현장에서 고군분투하는 PO/PM 분들이 조금이나마 도움이 되셨으면 좋겠습니다.

 

조금 더 상세한 내용은 아래 영상을 참고해주세요!

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